Vivre lentement

L'art de faire moins : 8 façons de simplifier votre liste de tâches

Remarque : Cet article sur l'art de faire moins a été rédigé par l'auteure Tammy Strobel.

Récemment, je me suis senti dépassé par mes listes de choses à faire sans cesse croissantes au travail. Lorsque je commence à me sentir dépassé et que l’épuisement professionnel se profile, je sais qu’il est temps de simplifier mes listes de tâches et de ralentir. Peut-être pouvez-vous comprendre ? Aujourd'hui, je vais partager sept façons dont j'ai simplifié mes listes de tâches pour une plus grande efficacité. Faire moins signifie changer les habitudes , embrassant moment calme et ralentir . Si vous avez des tâches qui vous paraissent accablantes, j’espère que ces idées vous aideront. L'art de faire moins : 7 façons de simplifier votre liste de tâches

1. Gardez votre liste de choses à faire courte

Avec plus de 15 éléments sur ma liste de choses à faire, c'est devenu beaucoup trop long, accablant et source de stress. Faire moins semblait impossible. Pour résoudre ce problème, je suis passé des listes papier aux notes numériques dans mon Application Notes . Comme je travaille avec deux clients, j'ai divisé mes listes en deux documents distincts. Plus important encore, je me suis engagé à dresser de courtes listes quotidiennes. Terminer 20 tâches par jour pour chacun de mes clients n'est pas possible, mais je peux effectuer 3 à 4 tâches par jour.

2. Essayez la matrice d'Eisenhower

Hiérarchiser les tâches en fonction de leur échéance m'aide à me concentrer pendant la journée et j'ai moins tendance à le faire. tergiverser . Cette méthode est similaire à un outil appelé The Eisenhower Matrix. Équipe Asana a expliqué que cet outil est un outil de gestion des tâches qui vous aide à organiser et hiérarchiser les tâches par urgence et importance. À l'aide de l'outil, vous diviserez vos tâches en quatre cases en fonction des tâches que vous effectuerez en premier, des tâches que vous planifierez plus tard, des tâches que vous déléguerez et des tâches que vous supprimerez.

3. Divisez les tâches en petites étapes

En règle générale, je rédige trois propositions de subvention par mois pour mon client. Il est utile de diviser chaque proposition en étapes plus petites, comme finaliser la description de l’organisation dans le récit ou compléter la section des dépenses dans le budget du projet. En se concentrant sur de petites tâches chaque jour, mener à bien une proposition de subvention (ou n'importe quel projet) est moins pénible. Lorsque vous examinez vos petits pas, assurez-vous qu’ils sont suffisamment petits. Faites-les suffisamment petits pour pouvoir les compléter sans vous épuiser.

4. Faire moins est plus facile avec des délais réalistes

Fixer des délais réalistes est un moyen d’éviter le stress et l’épuisement professionnel. Sinon, je me retrouve avec trop de tâches à accomplir dans un laps de temps très court. De plus, si une date limite est flexible, j’essaie de l’accepter ; surtout lorsque l’on collabore avec une équipe.

5. Utilisez un outil ou une application numérique

J'adore les agendas et les journaux papier. Cependant, le papier n’est pas toujours propice à la réalisation de projets d’équipe. Comme je l'ai mentionné ci-dessus, j'ai commencé à utiliser des listes de tâches numériques et des applications comme Asana. Les outils numériques disposent de fonctionnalités intéressantes telles que des rappels, des notifications et se synchronisent sur tous les appareils. De plus, les outils m'aident à rester organisé à la maison et lorsque je voyage.

6. Examinez et mettez à jour régulièrement les listes de tâches

Avant de commencer à travailler le matin, je passe en revue mes listes de tâches. Cette routine implique de supprimer et d'ajouter des tâches à mes listes et d'ajuster mes priorités si nécessaire. Des révisions régulières de mes listes de tâches m'aident à rester concentré et je suis moins susceptible de manquer une date limite. Il est également important pour moi de réfléchir à ce qui fonctionne bien et à ce qui ne fonctionne pas bien. J'apprends toujours de nouvelles choses, des réflexions régulières me permettent donc d'adapter mon approche aux projets personnels et professionnels.

7. Pratiquez le blocage du temps

Bloquer mon temps pendant la journée m'a aidé ralentir et focus on specific tasks. Here’s how I implement time blocking: I begin par reviewing my to-do list, selecting a task, et dedicating a specific time period to work on it. For instance, when I’m writing an article, I usually allocate a 2-hour block for writing. Within this block, I write for 30 minutes, then I take a 5-minute movement break. I repeat this cycle until the 2-hour block is complete. This method keeps me alert et engaged in my work, et it’s been a great way to simplify my work life.

8. Essayez une liste de tâches hebdomadaire au lieu d'une liste quotidienne

Courtney Carver suggère de créer une liste de tâches hebdomadaire plutôt qu'une liste quotidienne. Elle dit que nous surestimons ce que nous pouvons faire dans une journée et que nous avons tendance à mieux nous adapter lorsque nous réfléchissons à nos tâches au cours d'une semaine. Elle suggère également de profiter de votre temps lorsque vos tâches sont terminées au lieu d'ajouter plus de choses à votre liste chaque semaine. Il est sain de se reposer et de se détendre.

Astuce bonus : gardez une liste de tâches terminées

Parfois, je termine ma journée de travail avec le sentiment que je n’ai rien fait. Logiquement, je sais que ce n'est pas vrai. Je ne coche peut-être pas tout sur ma liste de choses à faire, mais cela n’annule pas les progrès que j’ai réalisés au cours de la journée. Pour éviter ce sentiment, j’ai commencé à tenir une liste de choses à faire. Une liste terminée ou une liste de tâches inversée est une liste de choses que vous accomplissez. Vous constaterez peut-être qu'il est plus efficace d'écrire une liste terminée à la fin de la journée, mais ma préférence est de commencer à travailler sur une liste dès le matin et de continuer à y ajouter tout au long de la journée. Vous pouvez commencer avec une feuille de papier vierge ou une nouvelle note sur votre téléphone et faire une entrée chaque fois que vous terminez une tâche ou accomplissez quelque chose, qu'il soit grand ou petit, dit l'écrivain Nandini Maharaj .

Tenir une liste de tâches améliore mon humeur, car cela m'aide à célébrer mes réalisations comme soulever des poids, faire la lessive, faire avancer des projets de travail, et plus encore.

Des ressources pour vous aider à vous lancer dans l’art de faire moins.

Comme Cal Newport dit , Lent, c'est tout simplement mieux. Je pense que les gens sont prêts aussi. Essayez d'intégrer un ou deux des conseils que j'ai partagés ci-dessus dans votre routine. Cela vous aidera à ralentir, à faire moins, à célébrer vos réalisations et à simplifier vos listes de tâches.