Comment organiser le courrier – 7 façons dont les organisateurs professionnels empêchent le courrier de s'accumuler
Des lettres et factures aux invitations, en passant par les publicités et les inévitables « courriers indésirables », l’organisation du courrier peut être une tâche fastidieuse, surtout si elle nécessite une attention préalable. L’ignorer semble être l’option la plus simple, mais le problème avec la publication est qu’elle continue d’arriver. Ces tas vont bientôt se construire, et ils ne sont pas jolis – peu importe avec quelle précision vous les empilez.
Plus important encore, vous courez également le risque de manquer quelque chose d’important. Le plus efficace idées d'organisation de la maison sont ceux qui maintiennent votre maison – et votre vie – en bon état de fonctionnement. Par conséquent, lorsqu'il s'agit de courrier, la mise en place d'un système de tri judicieux est primordiale.
Comment organiser le courrier
«Je dirais que le plus gros problème à surmonter lorsqu'il s'agit de courrier est la mentalité du 'je l'examinerai plus tard'. Il est toujours préférable de le faire sur place, et une fois l'habitude prise, vous n'y réfléchirez pas à deux fois', explique l'organisateur professionnel. Miriam Ortiz et Pino , fondateur de More Than Organized.
Il semble donc qu’organiser le courrier soit étonnamment facile une fois que vous savez comment procéder. L’astuce est d’être cohérent avec cela. Nous avons interrogé les experts pour en savoir plus.
Vente enceinte de deux semaines(Crédit image : Getty images)
1. Configurez un « point de dépôt »
Que vous triiez le courrier dans le cadre de organiser une cuisine ou un bureau à domicile, disposez d'un endroit fixe où vous le stockez et l'ouvrez. Prévoyez suffisamment d'espace pour installer des plateaux ou des paniers empilables qui serviront de trieur de courrier, ou si vous êtes organiser des petits espaces comme une console ou couloir étroit , essayez un simple porte-lettre ou un organisateur de courrier mural, comme celui-ci d'Amazon .
siège d'auto rotatif Graco
'J'adore les designs comme celui-ci avec plusieurs emplacements, afin que vous puissiez distinguer le courrier qui doit être résolu (comme les factures) du courrier qui doit être classé ou recyclé, tout en gardant vos comptoirs clairs', explique Tom Nolan, expert en rénovation domiciliaire. , fondateur de Accueil des étoiles .
2. Triez le courrier dès son arrivée
Il n’y a rien de plus stressant que des piles de courriers non ouverts, vous aurez donc envie de faire au moins un tri rapide dès que vous les retirez de la boîte aux lettres – cela vous évite les tracas de désencombrer les comptoirs tout le temps aussi. Organisateur professionnel Jan Arkwright , fondateur de Before & After Organizing by Jan recommande d'inculquer la règle du « touchez-le une fois » pour désencombrer votre boîte aux lettres.
« La plupart des gens pensent que cela signifie prendre une lettre et y donner suite immédiatement. Même si cela semble raisonnable, en réalité, c’est assez insoutenable. Nous n'avons pas toujours le temps de répondre à une invitation ou de payer une facture sur-le-champ, alors au lieu de cela, nous ne répondons tout simplement pas du tout, ce qui est exactement le contraire de ce que nous essayons de réaliser', a-t-elle déclaré. dit.
« Ce que cela signifie réellement, c’est prendre une décision. Est-ce que ça reste ou ça part ? S’il reste, devez-vous en faire quelque chose ? Ou simplement le conserver pour le moment ? C'est beaucoup plus réalisable. En supprimant ce dont vous n’avez pas besoin, vous avez déjà réduit de moitié votre liste d’actions à accomplir, ce qui vous rend plus susceptible de faire le travail plutôt que de le remettre continuellement à plus tard.
3. Abandonnez les déchets
Idéalement, vous auriez un bac de recyclage à proximité de votre « point de dépôt », afin de pouvoir vous débarrasser immédiatement du courrier indésirable. «Assurez-vous de déchiqueter tout ce qui contient des données personnelles ou des informations sensibles avant de le mettre au recyclage», rappelle Millie Hurst, rédactrice en chef de Floraloasis.
Si vous recevez des bons de réduction, des catalogues ou des dépliants provenant de lieux qui ne vous intéressent plus, c'est le moment de vous désinscrire. Ne tardez pas, faites-le maintenant. Vous pouvez également demander à être supprimé des listes de diffusion génériques – le Bureau d'amélioration des affaires a plus de conseils à ce sujet pour vous aider à vous débarrasser du fouillis de papier.
« Les thèmes récurrents ici sont l'immédiateté et la réduction de la quantité de paperasse qui en fait requiert votre attention. C'est la seule chose qui devrait pouvoir occuper de la place dans votre maison', déclare un organisateur professionnel Amanda Wiss , fondateur d'Urban Clarity.
4. Mettre en place un système de classement
S’il y a plusieurs personnes dans votre foyer, c’est une bonne idée de catégoriser le courrier dès son arrivée afin qu’il ne soit pas manqué. Attribuer un compartiment à chaque membre de la famille constitue une idée de rangement soignée dans le couloir, même si les plateaux et les paniers fonctionnent tout aussi bien et peuvent être rangés n'importe où.
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Une autre option consiste à classer le courrier par type. La façon dont vous catégorisez dépend entièrement de vous, elle différera probablement d’un ménage à l’autre. Bien qu’il n’existe pas de « bonne » méthode, les catégories populaires incluent : les factures à payer, les registres familiaux, la correspondance personnelle, les véhicules et les bons de retour.
« Si vous avez des enfants qui vont à l’école, il vaut la peine de disposer d’un deuxième système de classement pour héberger les rapports, les relevés ou les formulaires nécessitant une signature. Cela n'arrivera peut-être pas par la poste, mais c'est tout aussi important', déclare l'organisateur professionnel Lauren Saltman , fondateur de Living.Simplified.
5. Désignez un jour pour traiter avec l'administrateur
noms indiens commençant par un(Crédit image : Elicyon Photograph Patrick Williamson)
Que ce soit une fois par jour ou une fois par semaine, réserver du temps pour traiter le courrier qui nécessite un peu plus d'efforts vous permettra de répondre aux choses en temps opportun. Le laisser se développer n’entraînera qu’un débordement, alors fixez un rendez-vous régulier dans votre calendrier comme rappel – et respectez-le.
6. Dématérialisez vos factures
Opter pour la correspondance numérique est l’un des meilleurs moyens de réduire l’encombrement papier – et c’est également meilleur pour l’environnement. La plupart des fournisseurs proposent désormais ce service, mais si vous êtes client existant depuis un certain temps, vous devrez les contacter pour modifier votre préférence. À l’avenir, cochez toujours la case « contact par email ».
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Recevoir des magazines, des journaux et des catalogues sous forme numérique est également une option. Si vous préférez lire la version papier, pensez à prendre des photos de vos articles préférés, puis recyclez-les dès que vous avez fini de lire.
« Utilisez un scanner pour numériser le courrier que vous devez conserver pendant une longue période, comme les documents fiscaux importants ou les informations d'assurance maladie. Cela garantira que vous ne les perdrez pas et réduira l'accumulation de désordre', déclare l'organisatrice professionnelle Christina Giaquinto, ambassadrice de la marque de Placards Modulaires .
7. Conservez les coupons à portée de main
En règle générale, il est préférable de stocker le courrier au même endroit, mais les coupons et les bons d'achat constituent l'exception. Il n’y a rien de pire que de réaliser que vous auriez pu économiser une tonne d’argent si vous aviez trouvé ce dépliant quelques jours à l’avance… ! Rassemblez tout le courrier promotionnel et rangez-le dans un endroit facilement accessible, puis prenez l'habitude de le vérifier avant de vous rendre au magasin.
FAQ
Comment organisez-vous les factures et les lettres ?
Rester au courant de votre courrier grâce à un système de classement judicieux est le meilleur moyen d’organiser les factures et les lettres et de vous assurer d’y répondre en temps opportun. Pour y parvenir efficacement, vous devrez trier le courrier dès son arrivée – ne le retardez pas. Par type, nous n’entendons pas nécessairement « action », mais plutôt la catégoriser afin que vous sachiez à quoi vous avez affaire.
Vous pouvez vous débarrasser des déchets sur-le-champ, mais prévoyez du temps une fois par jour, ou une fois par semaine, pour gérer tout ce qui est en suspens ; factures impayées, bons de retour, RSVP, etc. Optez pour une correspondance numérique où vous pouvez avancer pour réduire le courrier au minimum ; vous êtes beaucoup plus susceptible de rester au courant de cette façon.
Comme pour la plupart des tâches d’organisation, il y a un juste équilibre à trouver entre praticité et esthétique lorsqu’il s’agit de garder le courrier en ordre. Choisissez des organisateurs élégants là où vous le pouvez, et ne vous contentez pas de ranger les lettres au hasard, prenez le temps de les organiser soigneusement.
Si vous avez de l’espace, vous pouvez même installer votre propre petite station de courrier à domicile, avec des enveloppes vides, des timbres-poste, du papier pour colis et du ruban adhésif – vous serez étonné du temps gagné !