NDLR : Ceci est un message d'invité de Ethan Waldman du Blog du coach cloud
sac à dos à couches
Il existe une fausse perception du désordre que j’aimerais dissiper : l’idée selon laquelle le désordre ne peut être que des objets physiques. Je crois que nous vivons à l’ère du désordre numérique et ma mission est de vous aider à l’éviter.
Voici le problème
Il est facile de remédier au désordre physique dans nos vies, car il est partout. Il prend de la place dans nos placards, étagères et chambres. Il apparaît sur nos factures de cartes de crédit sous forme de nouveaux achats, de frais de retard et d'abonnements.
L'encombrement physique dans nos vies est omniprésent et nous empêche d'être heureux, de faire notre travail et de vivre une vie plus épanouissante. Des sites comme AnimalSpiritual ont un objectif important : lutter contre la culture du désordre dans laquelle nous vivons.
Mais je crois qu’il existe une autre forme de désordre, moins visible mais tout aussi omniprésente : le désordre numérique.
Il est plus difficile de reconnaître le désordre numérique
Le problème du fouillis numérique est qu’il est beaucoup plus facile de le mettre de côté. Parce que l’espace de stockage est si bon marché et si disponible gratuitement, nous pouvons simplement acheter un autre disque dur externe à 79 $ et continuer à y stocker encore plus de conneries.
Le cloud computing a fait fureur cette année, et la possibilité de stocker vos documents, photos et musique en ligne est d'une grande commodité. Mais c’est aussi une autre opportunité de ranger le désordre numérique là où nous ne le verrons pas tout le temps.
Tout expert en désordre vous dira que même si le désordre ne vous regarde pas en face, il peut avoir un impact émotionnel sur vous. Vous pouvez encore ressentir de la culpabilité liée à la pile de livres d’auto-assistance dans votre placard, même si vous ne les avez pas consultés depuis 3 ans.
Je pense qu’il en va de même pour le fouillis numérique. Remplacez simplement votre placard, votre sous-sol ou votre grenier par des disques durs externes et un stockage dans le cloud : le désordre est le désordre.
Où le désordre numérique est-il le plus intense ?
Il existe de nombreux domaines dans lesquels l’encombrement numérique peut constituer un problème, mais celui sur lequel j’aimerais me concentrer spécifiquement est le courrier électronique. L'encombrement des e-mails est pire que les autres formes d'encombrement numérique pour un certain nombre de raisons :
1. La plupart des gens utilisent le courrier électronique quotidiennement
2. Le courrier électronique est le centre de communication de nos entreprises, de notre vie sociale et de nos relations
3. Même si nous interagissons de manière plus sociale sur Twitter et Facebook, nous recevons le plus grand nombre d'actions par courrier électronique, les messages sont donc beaucoup plus susceptibles de s'accumuler.
Conformément au thème « Be More With Less », j'aimerais vous proposer quelques techniques sur la façon dont vous pouvez réduire l'encombrement des e-mails afin de pouvoir vivre avec moins d'encombrement numérique. Considérez cela comme le précurseur d’une réduction de l’encombrement des e-mails.
Se désabonner
Parcourez votre boîte de réception et recherchez les newsletters, les e-mails promotionnels, les notifications d'achat, etc. Ouvrez chaque message et demandez-vous si cet e-mail vous sert vraiment : pouvez-vous obtenir ces informations d'une autre manière ?
Si tel est le cas, pensez à vous désinscrire. Désabonnez-vous d'autant de listes que possible. Une autre façon de réduire cette consommation consiste à désactiver les notifications par courrier électronique de Facebook, Twitter et LinkedIn. Pourquoi avez-vous besoin de recevoir un e-mail à chaque fois que vous recevez un nouveau follower ? En réduisant ces messages automatisés, vous pouvez réduire la quantité de bruit dans votre courrier électronique. De cette façon, ce qui arrive réellement dans votre boîte de réception est réellement important.
J'aborde ce processus plus en détail dans le livre gratuit Kit Ninja par e-mail ressource, y compris les termes de recherche suggérés et comment se désabonner rapidement.
Envoyer moins d'e-mails
Une façon de réduire la quantité d’e-mails que vous recevez est de réduire la quantité d’e-mails que vous envoyez. Pour moi, cela signifie ne jamais répondre à tout. Répondre à tous à un e-mail est une garantie certaine que vous recevrez un nombre exponentiel d'e-mails en retour, des e-mails que vous devrez trier pour trouver des actions ou des informations importantes.
Avant d'envoyer un e-mail, je me demande si cela pourrait être mieux servi par un rapide appel téléphonique ou un SMS. D'une certaine manière, l'envoi d'un e-mail ne fait que retarder une conversation que vous pourriez avoir en ce moment.
Lorsque vous n’avez pas d’autre choix que d’envoyer un e-mail, soyez bref et précis. Vous obtiendrez probablement quelque chose de court et précis en retour. Si vous écrivez un roman, ne vous attendez pas à une réponse concise.
Organiser
Un conseil que je donne à tous mes clients est que l’organisation ne démarre pas une fois qu’il y a un désordre. Lorsque vous démarrez un nouveau projet ou une nouvelle correspondance qui va générer beaucoup d'e-mails, créez immédiatement un dossier ou une étiquette pour ce projet. N'attendez pas d'avoir 5 ou 10 messages en circulation avant de créer un espace pour eux.
Si vous disposez de Gmail, vous pouvez même automatiser l'ensemble de ce processus d'organisation afin de ne plus avoir à classer manuellement les e-mails dans les dossiers appropriés (plus d'informations à ce sujet dans le kit Email Ninja).
Vous pouvez décider de ne pas être enterré
Être constamment submergé de courriers électroniques est un choix et non une affliction. En reconnaissant que vos méthodes et actions actuelles contribuent au fouillis numérique dans votre vie et en adoptant de nouvelles techniques, vous pouvez évoluer vers une vie avec moins de fouillis numérique.
Comment l’encombrement numérique dû aux e-mails affecte-t-il votre productivité ? Votre entreprise ? Ta vie ? Faites-le-nous savoir dans les commentaires.
Ethan Waldman aide les gens à vivre et à travailler en harmonie avec la technologie Blog du coach cloud . À l'heure actuelle, de nombreuses personnes utilisent son service gratuit Kit Ninja par e-mail pour se libérer de l'enfer du courrier électronique.