Le guide en 5 étapes d'Inbox Zen
Le courrier électronique présente de nombreux avantages et constitue la principale source de communication. Malheureusement, le courrier électronique est devenu écrasant. Cela finit dans des dossiers étranges. Nous ne savons pas ce qui est important et ce qui ne l’est pas, et la grande quantité de messages qui ne veulent rien dire a entraîné une apathie totale en matière de courrier électronique.
La seule façon de soulager la douleur liée au courrier électronique est de reprendre votre boîte de réception et de créer un système qui vous permet d'envoyer des courriers électroniques avec intention. Il est temps de mettre fin à la nature passive de notre approche du courrier électronique. Il n’est pas nécessaire que ce soit ainsi. Réparez les problèmes avec ce guide en 5 étapes pour une boîte de réception zen.
1. Supprimez les e-mails non essentiels.
Avant d'essayer de régler ce désordre, accédez directement à la boîte de réception zen en faisant défiler et en supprimant chaque élément d'e-mail non essentiel. Non essentiel =
- email que vous n'avez pas demandé
- email sans votre nom dessus
- e-mail promettant bonne chance pour un an, des vacances Disney ou un remède contre le cancer si vous transférez
- e-mail qui n'offre aucun avantage à l'ouverture ou à la réponse
Si vous ne parvenez plus à faire la différence entre essentiel et non essentiel, ou si votre boîte de réception est complètement hors de contrôle, je recommande une suppression radicale. Oui, supprime tout. Sélectionnez tout. Supprimer. Les personnes en attente de quelque chose vous enverront à nouveau un e-mail.
2. Désabonnez-vous ou filtrez le courrier dont vous ne souhaitez pas.
Prenez le temps de vous désinscrire de l’email dont vous ne voulez plus. Si la désinscription est impossible (ce qui peut être le cas), configurez un filtre pour envoyer le courrier indésirable directement à la corbeille et vous ne le reverrez plus jamais. Si vous êtes diligent avec l'étape
Pour éviter les désabonnements massifs à l’avenir (ce qui est le contraire de la boîte de réception zen), arrêtez de vous abonner aux choses dont vous ne voulez pas pour obtenir des choses dont vous n’avez pas besoin. Combien de fois vous êtes-vous abonné à un blog ou à un site Web pour obtenir un ebook/guide/cours/mailer gratuit que vous n’avez jamais lu ou mis en œuvre ? Si la réponse est plusieurs fois, vous comprenez à quel point ces offres peuvent être insidieuses. Abonnez-vous uniquement aux blogs/newsletters/sites Web qui proposent du contenu qui vous est utile.
3. Désactivez les notifications.
Pourquoi avez-vous besoin d’un e-mail quand…
Quand commencez-vous à vous sentir chaud pendant la grossesse
- des gens vous invitent à vous connecter sur LinkedIn, même si vous n’avez pas de compte LinkedIn ?
- quelqu'un aime votre publication Instagram ?
- vous mentionne sur Facebook ?
- épingle ton épingle ?
Arrêtez la folie et désactivez les notifications. Vous découvrirez que des choses se sont produites sans avoir à ouvrir un e-mail supplémentaire.
4. Agissez sur les bonnes choses.
Vraisemblablement, chaque élément d'e-mail que vous n'avez pas supprimé ou dont vous ne vous êtes pas désabonné est un e-mail auquel vous devez ou souhaitez répondre ou que vous enregistrez pour une raison quelconque. Ouvrez chacun d’eux et effectuez l’une des actions suivantes.
- Répondez brièvement et supprimez
- Supprimez si aucune réponse n’est requise (vous n’êtes pas obligé d’accuser réception de chaque e-mail que vous recevez)
- Enregistrez en créant un dossier ou en archivant. Vous accéderez à vos e-mails enregistrés aussi souvent que vous accéderez à des documents dans un classeur ; pas souvent. Économisez moins.
5. Soyez le patron.
Gmail et d'autres plates-formes de messagerie supposent qu'ils savent ce qui vous convient le mieux et filtrent vos e-mails en catégories telles que principales, sociales et promotions. C’est une belle idée, mais ils ont laissé de côté l’élément le plus important de leur algorithme pour vous donner ce que vous voulez… comprendre ce que tu veux . Si vous avez trouvé cet article ou d'autres informations auxquelles vous êtes abonné, que vous avez demandé ou que vous avez payé dans vos promotions ou dans votre dossier spam, déplacez-le. Soyez le patron et faites-le glisser vers votre dossier principal. Le futur e-mail qui semble aller là où vous le souhaitez.
Aidez vos amis et collègues à atteindre la zen boîte de réception et…
- gardez vos messages brefs
- utilisez une ligne d'objet claire
- copiez uniquement les personnes qui sont pertinentes pour votre message
- prendre le téléphone
- partagez cet article
Pour une véritable boîte de réception zen, n'oubliez pas qu'une boîte de réception est destinée aux e-mails. Il ne s’agit pas d’une liste de tâches, d’un système de gestion de contacts, d’un classeur ou d’un espace de stockage. C’est un lieu de communication et de connexion.